Femukers utfordring: Automatiser og deleger, uke for uke

Femukers utfordringen: Automatiser og deleger, uke for uke

Sliter du med å finne tid til de viktigste oppgavene? Vår femukers utfordring hjelper deg med å ta tilbake kontrollen over tiden din. Ved å automatisere én rutineoppgave og delegere én oppgave hver uke i fem uker, kan du raskt frigjøre verdifulle timer. Etter fem uker vil du ha spart fem timer som kan brukes på det som virkelig betyr noe for din bedrift. Start allerede denne uken, og ta steget mot en mer effektiv hverdag!

Konkrete eksempler på hva du kan automatisere

Automatisering høres kanskje avansert ut, men det trenger ikke være komplisert. Her kommer eksempler på prosesser som kan automatiseres. Vel én og gjennomfør.

Automatisering av enkeltoppgaver

Automatisering av enkeltoppgaver er en fantastisk måte å få raske gevinster på uten å gjøre store endringer i bedriften. Her er noen konkrete eksempler:

• Fakturering: Bruk en programvare som sender ut fakturaer og påminnelser automatisk. Verktøy som Fiken, Tripletex eller Xero kan effektivisere denne prosessen, redusere manuelle feil og sørge for at du får betalt i tide.
• E-postoppfølging: Automatiser svaret på vanlige spørsmål gjennom maler eller chatboter. Verktøy som Zendeskeller Intercom kan hjelpe deg med å svare på kundehenvendelser uten at du må involvere deg i hver eneste e-post. Dette kan også inkludere automatiserte påminnelser om oppfølging, så kunder aldri føler seg glemt.
• Avtaleplanlegging: Bruk en automatisert kalenderløsning som Calendly eller Microsoft Bookings for å la kunder og partnere bestille møter direkte i kalenderen din, uten å måtte gå frem og tilbake med e-poster for å finne et passende tidspunkt.
• Lagerstyring: Bruk automatiserte systemer som Ongoing Warehouse eller Unleashed for å få oversikt over lagerbeholdning og motta varsler når du trenger å bestille mer. Dette sikrer at du aldri går tom for varer og kan opprettholde kundetilfredshet.
• Betalingsoppfølging: Automatiser oppfølgingen av ubetalte fakturaer med verktøy som Debite eller InvoiceNinja. Disse systemene sender automatisk purringer til kunder som ikke har betalt innen fristen, slik at du slipper å bruke tid på å følge opp manuelt.

Automatisering av hele prosesser

Mens automatisering av enkeltoppgaver gir deg en rask og merkbar tidsbesparelse, kan det å automatisere hele prosesser virkelig transformere måten bedriften din opererer på. Her er noen eksempler på prosesser som kan automatiseres:

• Innkjøpsprosesser: Automatiser innkjøpsprosessene ved hjelp av verktøy som Precoro eller Coupa. Dette inkluderer automatiserte bestillinger, leverandørhåndtering, godkjenninger og kostnadskontroll, noe som gjør det lettere å følge opp innkjøp og redusere administrativ tid.
• Rapportering: Ved å bruke rapporteringsverktøy som Power BI eller Tableau, kan du automatisere genereringen av rapporter. Dette gir deg alltid oppdatert innsikt uten å måtte samle inn og analysere data manuelt.
• Budsjettering: Automatiser budsjetteringsprosessen med verktøy som Adaptive Insights eller Planful. Dette gjør det enkelt å samle inn data fra forskjellige avdelinger, oppdatere budsjetter og få bedre oversikt over økonomiske prognoser.
• Dokumenthåndtering og godkjennelser: Automatiser dokumenthåndteringsprosesser med verktøy som DocuSigneller PandaDoc. Dette gjør at du raskt kan få signaturer og godkjennelser uten manuell oppfølging, noe som sparer tid og øker effektiviteten.
• Rekruttering: Ved å bruke verktøy som Workable eller Recruitee, kan du automatisere deler av rekrutteringsprosessen, som å sortere kandidater basert på kvalifikasjoner, sende ut automatiserte e-poster og følge opp søkere.
• Leverandøroppfølging: Automatiser oppfølgingen med leverandører ved hjelp av verktøy som Precoro eller ProcurementExpress. Dette kan inkludere automatiserte bestillinger, varslinger om forsinkelser, og oppdateringer om lagerbehov.
• Kvalitetskontroll: Automatiser kvalitetskontrollprosesser i produksjonen ved hjelp av verktøy som Tulip eller UpKeep, som kan samle inn data og rapportere eventuelle avvik uten at noen må inspisere manuelt.
• Prosjektstyring: Ved hjelp av verktøy som Asana, Trello eller ClickUp kan du automatisere oppgavestyring og oppfølging innen prosjekter. Dette inkluderer automatiserte varsler om frister, tilordning av oppgaver og statusoppdateringer til teammedlemmer.
• Onboarding av nye ansatte: Onboarding kan være tidkrevende, men ved å bruke HR-verktøy som BambooHReller Personio, kan du automatisere oppgaver som dokumenthåndtering, opplæring og kontraktssignering. Dette gjør at nye ansatte får en mer profesjonell og strømlinjeformet start i bedriften.
• Kundeoppfølging: Ved å bruke et CRM-system som HubSpot eller Salesforce, kan du automatisere kundeoppfølgingen. Dette inkluderer alt fra velkomstmailer til kampanjeutsendelser basert på kundens atferd. Slik kan du sørge for at hver kunde får personlig, men automatisert oppfølging gjennom hele kundereisen.
• Regnskapsprosessene: Mange regnskapsoppgaver kan automatiseres ved hjelp av programvare som Fortnox eller Xledger. Dette inkluderer alt fra bokføring til rapportering og momsoppgaver. Ved å automatisere regnskapet, kan du bruke mindre tid på tall og mer tid på strategisk finansiell planlegging.
• Markedsføringskampanjer: Ved å bruke verktøy som Mailchimp eller ActiveCampaign kan du sette opp automatiserte e-postkampanjer som går ut til kunder basert på spesifikke handlinger, som kjøp eller registrering. Dette lar deg holde kontakten med kundene dine på en effektiv måte uten manuell innsats.
• Kundesupport: Chatbots som Drift eller Chatfuel kan håndtere vanlige spørsmål og forespørsler, slik at kundene dine får raske svar uten at en ansatt trenger å være involvert. Dette kan også kombineres med automatiserte FAQ-sider som alltid er tilgjengelige for kunden.
• Dokumenthåndtering og godkjennelser: Automatiser dokumenthåndteringsprosesser med verktøy som DocuSigneller PandaDoc. Dette gjør at du raskt kan få signaturer og godkjennelser uten manuell oppfølging, noe som sparer tid og øker effektiviteten.
• Rekruttering: Ved å bruke verktøy som Workable eller Recruitee, kan du automatisere deler av rekrutteringsprosessen, som å sortere kandidater basert på kvalifikasjoner, sende ut automatiserte e-poster og følge opp søkere.
• Leverandøroppfølging: Automatiser oppfølgingen med leverandører ved hjelp av verktøy som Precoro eller ProcurementExpress. Dette kan inkludere automatiserte bestillinger, varslinger om forsinkelser, og oppdateringer om lagerbehov.
• Kvalitetskontroll: Automatiser kvalitetskontrollprosesser i produksjonen ved hjelp av verktøy som Tulip eller UpKeep, som kan samle inn data og rapportere eventuelle avvik uten at noen må inspisere manuelt.
• Prosjektstyring: Ved hjelp av verktøy som Asana, Trello eller ClickUp kan du automatisere oppgavestyring og oppfølging innen prosjekter. Dette inkluderer automatiserte varsler om frister, tilordning av oppgaver og statusoppdateringer til teammedlemmer.
• Onboarding av nye ansatte: Onboarding kan være tidkrevende, men ved å bruke HR-verktøy som BambooHReller Personio, kan du automatisere oppgaver som dokumenthåndtering, opplæring og kontraktssignering. Dette gjør at nye ansatte får en mer profesjonell og strømlinjeformet start i bedriften.
• Kundeoppfølging: Ved å bruke et CRM-system som HubSpot eller Salesforce, kan du automatisere kundeoppfølgingen. Dette inkluderer alt fra velkomstmailer til kampanjeutsendelser basert på kundens atferd. Slik kan du sørge for at hver kunde får personlig, men automatisert oppfølging gjennom hele kundereisen.
• Regnskapsprosessene: Mange regnskapsoppgaver kan automatiseres ved hjelp av programvare som Fortnox eller Xledger. Dette inkluderer alt fra bokføring til rapportering og momsoppgaver. Ved å automatisere regnskapet, kan du bruke mindre tid på tall og mer tid på strategisk finansiell planlegging.
• Markedsføringskampanjer: Ved å bruke verktøy som Mailchimp eller ActiveCampaign kan du sette opp automatiserte e-postkampanjer som går ut til kunder basert på spesifikke handlinger, som kjøp eller registrering. Dette lar deg holde kontakten med kundene dine på en effektiv måte uten manuell innsats.
• Kundesupport: Chatbots som Drift eller Chatfuel kan håndtere vanlige spørsmål og forespørsler, slik at kundene dine får raske svar uten at en ansatt trenger å være involvert. Dette kan også kombineres med automatiserte FAQ-sider som alltid er tilgjengelige for kunden.

Delegering: Gi slipp på oppgaver som andre kan løse bedre

Delegering er en annen effektiv måte å få mer tid til verdiskapende arbeid. Som leder i en SMB-bedrift kan det være vanskelig å gi slipp på kontroll, men å delegere er essensielt for å kunne fokusere på de viktigste aspektene ved virksomheten din. Du trenger ikke gjøre alt selv, og ved å sette bort oppgaver til ansatte eller outsourcere tjenester til eksterne eksperter, kan du øke produktiviteten.

Eksempler på oppgaver som kan delegeres:

• Kundesupport: Engasjer noen som kan håndtere kundeservice, så du kan fokusere på strategisk utvikling.
• Regnskap: Bruk en ekstern regnskapsfører eller en virtuell CFO som kan håndtere alt fra løpende bokføring til finansiell planlegging.
• Markedsføring: Sett bort markedsføringen til spesialister som kan skape bedre resultater på kortere tid enn du ville brukt selv.

Når du har automatisert og delegert - hva nå?

Etter å ha automatisert og delegert de første oppgavene, vil du raskt merke at du har mer tid tilgjengelig. Men det er ikke bare nok å frigjøre tid, det er viktig å bruke denne tiden på en måte som gir langsiktig verdi. Dette kan være å jobbe med forretningsstrategien, utvikle nye tjenester, eller bygge bedre relasjoner med kunder og ansatte. Bruk den ekstra tiden til å fokusere på vekst og innovasjon.

Ta steget i dag: Start med én liten endring

Den beste måten å starte på er å ta én liten endring allerede i dag. Velg en oppgave som du kan automatisere eller delegere, og sett i gang. Kanskje det er å sette opp en automatisert faktura-påminnelse eller delegere e-postoppfølgingen til en assistent. Små endringer kan ha stor effekt over tid, og det viktigste er å komme i gang.

Klar for utfordringen?

Er du klar til å frigjøre fem timer i uken og ta kontrollen over din tid tilbake? Vår femukers utfordring gir deg de verktøyene du trenger for å starte reisen mot en mer produktiv og mindre stressende hverdag. Start allerede denne uken - identifiser en oppgave du kan automatisere, og en oppgave du kan delegere. Før du vet ordet av det, vil du ha mer tid til å fokusere på det som virkelig betyr noe for din bedrift.

La denne uken bli starten på en mer effektiv hverdag!

‍